Wir freuen uns über den Besuch unseres Internetauftritts und über Ihr Interesse an unseren Dienstleistungen. Wir messen dem Schutz Ihrer Privatsphäre als Nutzer unseres Internetauftritts höchste Bedeutung bei und halten uns bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten streng an die datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Im Folgenden werden Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artt. 12 ff. DSGVO informiert.

bITs GmbH
Detmolder Straße 204
D-33100 Paderborn

fon:         +49 5251 688948-0
E-Mail:    info@bits.gmbh

Geschäftsführer:  Dipl.-Wirt.-Ing. Oliver Baldner

Mary Baldner
fon:       +49 5251 688948-2
E-Mail:  dsb@bITs.GmbH

Im Zusammenhang mit der Bereitstellung der allgemeinen Informationen, erfolgt Verarbeitung von personenbezogenen Daten und technischen Informationen, um den Dienst bereitstellen und die Darstellung der vom Besucher abgerufenen Informationen auf dem jeweiligen Endgerät des Besuchers des Internetauftritts optimieren zu können (darin besteht auch unser berechtigtes Interesse).

Die Bereitstellung von allgemeinen Informationen zu unserem Unternehmen die einhergehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang erfolgt auf der Grundlage der folgenden gesetzlichen Regelung:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen).

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, durch Bereitstellung von allgemeinen Informationen zu unseren Dienstleistungen / unseren Produkten unseren Bekanntheitsgrad zu steigern und den Absatz von unseren Dienstleistungen / von unseren Produkten dadurch zu fördern.

Beschäftigte der verantwortlichen Stelle (vgl. hierzu die Rubrik „Team“ auf unserer Webseite) betreuen und beraten in ihrer Eigenschaft als externe Datenschutzbeauftragte bundesweit zahlreiche Mandanten. In diesem Zusammenhang veröffentlichen unsere Mandanten entsprechende Kontaktdaten des jeweils als externer Datenschutzbeauftragte/n benannte/n Mitarbeiters/Mitarbeiterin (u.a. auch unsere Webpräsenz), damit die betroffenen Personen sich über unser Unternehmen informieren und mit uns kommunizieren können.

Wenn Sie unsere Webseite als eine betroffene Person aufgesucht haben und Mitarbeiter unseres Unternehmens in ihrer Eigenschaft als (externe) Datenschutzbeauftragte kontaktieren möchten, z.B. per Kontaktformular oder per E-Mail (verschlüsselt / unverschlüsselt), verarbeiten wir Ihre an uns übermittelten personenbezogenen Daten stets zweckgebunden im Kontext unserer Tätigkeit als (externe) Datenschutzbeauftragte zu folgenden Zwecken und auf der Grundlage folgender Rechtsvorschriften:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt

  • um Sie als betroffene Person identifizieren zu können,
  • um Sie als betroffene Person angemessen beraten zu können,
  • zur Korrespondenz mit Ihnen,
  • zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten und Aufgaben insbesondere aus Artt. 38, 39 DSGVO in unserer Funktion als (externe) Datenschutzbeauftragte (insbesondere zur Beantwortung der Anfragen betroffener Personen).

Die Rechtsgrundlagen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den vorgenannten Zwecken sind:

Wir bieten auf unserem Internetauftritt ein Kontaktformular an, über das Sie mit uns in Kontakt treten können. Das Formular enthält Pflichtfelder und Felder, in denen Sie freiwillig zusätzliche Informationen bereitstellen können. Die Angaben in den Pflichtfeldern sind erforderlich, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des Kontaktformulars erfolgt zum Zweck der Kommunikation und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Die Rechtsgrundlage ist in der Regel unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, mit Dritten kommunizieren zu können und auf Kontaktanfragen reagieren zu können. Wenn sich Ihre Anfrage auf ein bestehendes oder beabsichtigtes Vertragsverhältnis bezieht, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten. Eine Bearbeitung Ihrer Anfrage ist jedoch ohne die Bereitstellung der Informationen der Pflichtfelder nicht möglich.

Sofern Sie im Rahmen der Kommunikation per Kontaktformular (oder per E-Mail)  besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO an uns übermitteln, so erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten gehören Daten, aus denen sich die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

Die Speicherfristen bei Inhalten, die Sie uns über das Kontaktformular zukommen lassen, richten sich nach der Art der übermittelten Informationen und den dafür jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Bei der Nutzung unseres Internetauftritts werden aus organisatorischen und technischen Gründen folgende Daten verarbeitet:

  • IP-Adressen der Besucher
  • Name der aufgerufenen Seiten
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name des verwendeten Browsers
  • Name des Betriebssystems
  • Name der Suchmaschine oder des externen Links
  • Name der heruntergeladenen Dateien
  • Ihre E-Mail-Adresse sowie öffentlicher PGP-Schlüssel im Rahmen der E-Mail-Kommunikation


Sofern Sie uns Daten über unsere Online-Formulare übermitteln, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks verarbeitet.

Sofern im Rahmen einzelner Verarbeitungstätigkeiten weitere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, werden Sie an den entsprechenden Stellen der vorliegenden Datenschutzhinweise ausführlich darüber informiert.

Die Speicherdauer bei technischen Daten und Protokollen zur Sicherstellung des Betriebs des Internetauftritts beträgt 6 Monate.

Die Identität der Nutzer ist uns nicht bekannt und wir unternehmen auch keine Maßnahmen, um entsprechende Informationen anderweitig zu erlangen. Wir werten die technischen Daten anonym und lediglich zu statistischen Zwecken aus, um unseren Internetauftritt weiter optimieren und die Internetangebote attraktiver gestalten zu können.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt ausschließlich aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung oder aufgrund eines gesetzlichen Erlaubnistatbestands. Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgen nur im Rahmen der einschlägigen Gesetze bzw. sofern wir durch eine gerichtliche Entscheidung dazu verpflichtet sind.

Unsere Mitarbeitenden sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der Bestimmungen der Gesetze zum Datenschutz verpflichtet.

Zur technischen Durchführung der zur Verfügung gestellten Dienstleistungen haben wir entsprechende Unternehmen beauftragt, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO bzw. gegebenenfalls in gemeinsamer Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO verarbeiten. Über die entsprechenden Unternehmen und die im Auftrag verarbeiteten Daten sowie ggf. vorhandene Unterauftragnehmer werden Sie an den entsprechenden Stellen der vorliegenden Datenschutzhinweise ausführlich informiert.

Im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Webpräsenz nehmen wir im Rahmen des Hostings und der Nutzung von (ggf. virtuellen) Servern Leistungen folgender Unternehmen in Anspruch, die als Auftragnehmer gemäß Art. 28 DSGVO in unserem Auftrag tätig sind:

Hosting:

webhostone GmbH
Rheinvogtstraße 7

D-79713 Bad Säckingen

Auf unserer Website werden weder sog. Cookies, (kleine Text-Dateien, die von einem Webserver an Ihren Browser gesendet und auf der Festplatte Ihres Computers ggf. gespeichert werden), eingesetzt noch Daten im sog. Local Storage (lokaler Speicher im Browser Ihres Geräts) gespeichert.

Sofern Sie unseren Newsletter abonniert haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und die freiwilligen Angaben zu Ihrer Person dafür, um Ihnen regelmäßig unseren Newsletter zu übersenden. Für den Empfang unseres Newsletters ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse ausreichend.

Am Ende eines jeden Newsletters befindet sich ein Link, über den Sie jederzeit die Daten Ihres Abonnements bearbeiten oder den Newsletter abbestellen können. Ebenso kann die Beendigung des Abonnements auch durch einen entsprechenden Hinweis an uns, über die im Impressum angegebenen Kontaktdaten erfolgen. Bei Anmeldung zum Newsletter mit einer E-Mail-Adresse, die nicht bereits zum Empfang unseres Newsletters angemeldet ist, wird zur Bestätigung des Abonnements eine E-Mail im Double-Opt-In-Verfahren versendet. Erst nach Bestätigung des Abonnements durch Anklicken eines Links in dieser Bestätigungsmail ist das Abonnement aktiviert. Dieses Verfahren erfolgt aus rechtlichen Gründen, um sicherzustellen, dass der Inhaber der E-Mail-Adresse als betroffene Person das Abonnement beauftragt hat.

Beim Abonnieren des Newsletters speichern wir das Datum der Anmeldung. Dies ist erforderlich zu Nachweiszwecken, im Falle eines möglichen Missbrauchs der zur Anmeldung verwendeten E-Mail-Adresse.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Abonnement unseres Newsletters erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person).

Die Daten zu Ihrem Newsletter-Abonnement werden nach Ihrem Widerruf der Einwilligung zum Erhalt des Newsletters gelöscht.

Unser Internetauftritt enthält Links zu anderen Internetauftritten. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass deren Betreiber die Datenschutzbestimmungen einhalten. Trotz sorgfältiger inhaltlicher Kontrolle übernehmen wir keine Haftung für die Inhalte der externen Links. Für den Inhalt der verlinkten Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich.

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Zerstörung. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung stetig aktualisiert. Die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Endgerät und unseren Servern erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Dies gilt sowohl für den Download von Dokumenten oder Informationen, die wir Ihnen über unseren Internetauftritt anbieten, als auch für Informationen, die Sie uns über das Kontaktformular oder das Bewerbungsformular zur Verfügung stellen.

Die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, werden automatisch gelöscht, sofern die Zwecke der Verarbeitung entfallen sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Sofern im Zusammenhang mit den Verarbeitungstätigkeiten, die auf unserer Webseite durchgeführt werden, keine gesetzlich bestimmte Aufbewahrungsfrist gibt und die Daten unter Beachtung des Speicherbegrenzungsgrundsatzes für einen durch den Verantwortlichen bestimmten Zeitraum verarbeitet werden, werden Sie über diese Fristen an den jeweils relevanten Stellen der vorliegenden Datenschutzhinweise informiert.

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen der Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht eine Rechtsgrundlage besteht, die uns zur weiteren Speicherung der Daten berechtigt oder verpflichtet.

Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
  • wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird von dem Widerruf nicht berührt.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Personenbezogene Daten sind Informationen zu Ihrer Identität. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer oder auch die E-Mail-Adresse. Für die Nutzung dieses Internetangebots ist es nicht erforderlich, dass Sie personenbezogene Daten preisgeben müssen. In bestimmten Fällen benötigen wir jedoch Ihren Namen und Ihre Adresse sowie weitere Angaben, damit wir die gewünschten Dienstleistungen erbringen können.

Dieses gilt beispielsweise für die Verwendung unseres Kontaktformulars, die Zusendung von Informationen, für die Beantwortung individueller Fragen oder für die Verwendung unseres Formulars für Online-Bewerbungen. Wo dies erforderlich ist, weisen wir Sie entsprechend darauf hin. Darüber hinaus speichern und verarbeiten wir nur Daten, die Sie freiwillig oder automatisch zur Verfügung stellen. Sofern Sie Beratungsleistungen in Anspruch nehmen, werden in der Regel nur solche Daten erhoben, die zur Erbringung der Leistungen benötigt werden. Soweit wir Sie um weitergehende Daten bitten, handelt es sich um freiwillige Informationen. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Ihnen mitgeteilten und erläuterten Zwecke verarbeitet.

Da die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen durch uns gegebenenfalls angepasst werden müssen, insbesondere soweit dies aufgrund der technischen oder der rechtlichen Entwicklung erforderlich wird, werden in diesen Fällen gegebenenfalls auch die vorliegenden Hinweise zum Datenschutz entsprechend von uns angepasst. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzhinweise.

Wenn Sie weitergehende Fragen zu den Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten unter Verwendung der oben angegebenen Kontaktdaten wenden.

Wenn Sie sicher sein wollen, dass Ihre E-Mail auf dem Weg zu uns ungelesen bleibt, verschlüsseln Sie Ihre Nachricht. Dazu können Sie unseren öffentlichen PGP-Schlüssel (Public Key) verwenden.

E-Mail-Adresse: info@bits.gmbh
Fingerabdruck: 4617 CF31 8345 0771 B223 1769 D5EE A43D 4A10 570D
Download: Public Key (ASC)

Bitte senden Sie uns Ihren öffentlichen PGP-Schlüssel mit, damit auch wir auf Ihre E-Mail verschlüsselt antworten können.

Sehr geehrte/r Bewerber*in,

vielen Dank für Ihre Bewerbung. Gemäß Art. 13 und Art. 14 DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind wir verpflichtet, Ihnen bestimmte Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Für die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Bewerbung bereits zur Verfügung gestellt haben oder die Sie uns im Rahmen des weiteren Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen sowie für weitere personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten, gelten die nachfolgend aufgeführten Informationen:

Verantwortlicher:

bITs GmbH
Detmolder Straße 204
33100 Paderborn

Telefon: +49 5251 688948-0
E-Mail: info@bits.gmbh

Geschäftsführer: Dipl.-Wirt.-Ing. Oliver Baldner

Datenschutzbeauftragte:

Mary Baldner
Telefon: +49 5251 68 89 48-2
E-Mail: dsb@bits.gmbh

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO i.V.m. den einschlägigen Regelungen des § 26 BDSG.

Sofern wir Sie im Laufe des Bewerbungsverfahrens zu bestimmten Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten um die Erteilung einer freiwilligen Einwilligung bitten, so erfolgt die jeweilige Datenverarbeitung auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn wir Sie bitten, Ihre Bewerbung über das Bewerbungsverfahren hinaus speichern zu dürfen, um Sie gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt berücksichtigen zu können.

Im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

  • Kontaktdaten,
  • Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Zeugnisse des Schul- und Universitätsabschlusses,
  • weitere Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen
  • Eigene Aufzeichnungen, Kommentare, Einschätzungen und Beurteilungen, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erstellen
  • Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, die Sie veröffentlicht haben (z.B. Xing)

Ihre Daten werden ausschließlich an interne Stellen weitergeleitet, die mit der Bearbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen und der Durchführung des Bewerbungsverfahrens betraut sind. Hierbei handelt es sich um die Personalabteilung sowie die jeweiligen für die betreffende Stelle zuständigen Fachabteilungen.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, wenn wir bestimmte Aufgaben nicht selbst durchführen, sondern deren Durchführung an andere Stellen delegieren (beispielsweise Versand von Post oder E-Mail, Erbringung von Internetdienstleistungen wie das Webhosting).

Zudem erfolgt eine Weiterleitung an öffentliche Stellen oder sonstige Stellen, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Empfänger Ihrer Daten, die im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder im Zusammenhang mit diesem Ihre personenbezogenen Daten von uns erhalten und die von uns im Einzelnen explizit genannt werden können, sind folgende Stellen:

Datenempfänger

Übermittlungsgrund / Erbrachte Dienstleistung

WebhostOne GmbH, Bad Säckingen

Erbringung von Dienstleistungen im Bereich Webhosting

Microsoft Office 365

 

Exchange Online, Sharepoint

SEPPmail Deutschland GmbH / Systemhaus for you GmbH

 

Durchführung des verschlüsselten E-Mail Versands

BroadSoft Germany GmbH, Köln

 

Cloudbasierte Telefonanlage

Strafverfolgungsbehörden

Aufnahmen der Videoüberwachung zur Beweisführung im Rahmen der Zweckbestimmung

Eine Weiterleitung Ihrer Daten an Empfänger in einem Drittland erfolgt nur, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder wie oben bereits ausgeführt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland stattfindet (z.B. (Unter-)Auftragnehmer), erfolgt die Datenübermittlung auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, wenn geeignete Garantien gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO bestehen (insb. Standardvertragsklauseln, verbindlichen internen Datenschutzvorschriften) oder in Ausnahmefällen gemäß Art. 49 DSGVO. Eine Kopie der geeigneten und angemessenen Garantien erhalten Sie, soweit gewünscht, auf Nachfrage, indem Sie uns entweder postalisch oder per E-Mail anschreiben.

Wir speichern Ihre Daten nur solange, wie es erforderlich ist, zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie zur Erbringung des Nachweises, dass im Bewerbungsverfahren keine Benachteiligung von Bewerbern nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) vorgelegen hat. Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert wurden, werden daher 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens automatisch gelöscht.

Sie haben gemäß Art. 15 DS-GVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen der Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Sie haben gemäß Art. 16 DS-GVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 17 DS-GVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht eine Rechtsgrundlage besteht, die uns zur weiteren Speicherung der Daten berechtigt oder verpflichtet.

Sie haben gemäß Art. 18 DS-GVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
  • wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Sie haben gemäß Art. 20 DS-GVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt.

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird von dem Widerruf nicht berührt.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Wir erheben im Rahmen des Bewerbungsverfahrens personenbezogenen Daten aus den folgenden Quellen:

  • Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung gestellt haben,
  • Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens selbst erstellt haben (eigene Aufzeichnungen)
  • Daten, die wir öffentlichen Quellen entnehmen (z.B. berufliche Internetportale)

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Eine Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten hat zur Folge, dass wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können und Sie bei der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses leider nicht berücksichtigen können.

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren Leistungen. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Gemäß Artt. 12 ff. DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind wir verpflichtet, Ihnen bestimmte Informationen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen.

Wir verarbeiten Ihre Daten, die wir im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme, im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit als benannte Datenschutzbeauftragte erhalten haben oder die Sie uns im Rahmen einer geschäftlichen Beziehung zur Verfügung stellen sowie Daten, die wir aus anderen Quellen ggf. erhalten (s.u.), daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere DSGVO, BDSG). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

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Mary Baldner
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E-Mail:  dsb@bITs.GmbH

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu den folgenden Zwecken:

  • um Sie als unseren Geschäftskontakt identifizieren zu können,
  • um Sie angemessen beraten zu können,
  • zur Korrespondenz mit Ihnen,
  • zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen mit unseren Lieferanten und Auftraggebern,
  • Vandalismusprävention, Hausrecht (Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Räume),
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung zivilrechtlicher Ansprüche
  • Wahrung von Rechten Dritter (Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Räume),
  • zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten und Aufgaben insbesondere aus Artt. 38, 39 DSGVO in unserer Funktion als externe Datenschutzbeauftragte (beispielsweise zur Beantwortung der Anfragen betroffener Personen, Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen, des Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten, Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden).

Die Rechtsgrundlagen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind:

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten aus berechtigten Interessen verarbeiten, dann bestehen diese Interessen darin:

  • Ihre Kontaktdaten zu speichern und zu verarbeiten, um die Kommunikation mit Ihnen zu führen,
  • Ihnen Informationen zu unserem Unternehmen sowie zu unseren Produkten und/oder Dienstleistungen zukommen zu lassen,
  • Unsere Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben und zu verteidigen,
  • Schutz des Eigentums (materielles Eigentum, Kundendaten und -informationen sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse)

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, unsere Büroräumlichkeiten besuchen oder eine geschäftliche Verbindung mit uns als Auftraggeber oder Lieferant eingehen, verarbeiten wir folgende Informationen:

  • Anrede, Vorname, Nachname,
  • eine gültige E-Mail-Adresse,
  • Name des Unternehmens,
  • Funktion / Position im Unternehmen,
  • Anschrift,
  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
  • Vertragliche Daten zu erteilten oder erhaltenen Aufträgen,
  • Bankverbindungen,
  • Videoaufnahmen (Eingangsbereiche unserer Räumlichkeiten),
  • weitere personenbezogene Daten, die wir zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen mit unseren Auftraggebern und Lieferanten benötigen oder die wir zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeiten.
  • Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich sind,
  • Inhaltsdaten Ihrer Nachricht bzw. Ihrer Eingabe an uns (beispielsweise, wenn Sie Ihre Rechte als betroffene Person geltend machen oder uns als externe Datenschutzbeauftragte unserer Kunden zu Fragen zu Rate ziehen, die im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen).

Eine Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt an externe Auftragnehmer, die für uns entweder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO oder im Rahmen einer Funktionsübertragung bestimmte Tätigkeiten durchführen sowie an öffentliche Stellen. Mögliche Empfänger sind:

  • WebhostOne GmbH, Bad Säckingen: Erbringung von Dienstleistungen im Bereich Webhosting,
    Microsoft Office 365, Exchange Online, Sharepoint,
  • SEPPmail Deutschland GmbH / Systemhaus for you GmbH: Durchführung des verschlüsselten E-Mail Versands,
  • BroadSoft Germany GmbH, Köln: Cloudbasierte Telefonanlage,
  • clickbits GmbH, Unna: elektronische Zeiterfassung,
  • Billomat GmbH & Co. KG, Nürnberg, Buchhaltungssoftware,
  • Steuerberater, Durchführung der Finanzbuchhaltung,
  • Strafverfolgungsbehörden (Aufnahmen der Videoüberwachung zur Beweisführung im Rahmen der Zweckbestimmung).

Darüber hinaus leiten wir Ihre Daten auch dann an externe Stellen weiter, wenn wir aus rechtlichen Gründen dazu verpflichtet sind (z.B. an die Strafverfolgungsbehörden) oder unsere berechtigten Interessen es rechtfertigen (z.B. an Rechtsanwälte, Gerichte oder Inkassounternehmen).

Ihre personenbezogenen Daten erheben wir grundsätzlich direkt bei Ihnen als betroffener Person. In bestimmten Situationen kann es ausnahmsweise jedoch vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen als einer betroffenen Person direkt, sondern von unseren Auftraggebern, deren Betriebs- oder Personalräten, deren Beschäftigten oder einer anderen betroffenen Person (beispielswiese einem Petenten) erhalten.

Die Datenerhebung erfolgt in diesen Fällen im Rahmen unserer Tätigkeit als externe Datenschutzbeauftragte zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten und Aufgaben (siehe oben den Abschnitt „Zwecke der Datenverarbeitung personenbezogener Daten sowie die Rechtsgrundlage / Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden“).

Ihre Daten können wir zudem von folgenden Stellen erhalten, soweit die Datenerhebung und -übermittlung gesetzlich vorgeschrieben bzw. erlaubt ist oder soweit Sie in diese ausdrücklich eingewilligt haben: z.B. öffentliche Verzeichnisse, Krankenkassen, Rechtsanwälte, Gerichte, Aufsichtsbehörden, Polizei, Staatsanwaltschaften, Wirtschaftsauskunfteien, Inkassounternehmen, Personaldienstleister, etc.

Eine Weiterleitung Ihrer Daten an Empfänger in einem Drittland erfolgt nur, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder wie oben bereits ausgeführt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland stattfindet (z.B. (Unter-)Auftragnehmer), erfolgt die Datenübermittlung auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, wenn geeignete Garantien gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO bestehen (insb. Standardvertragsklauseln, verbindlichen internen Datenschutzvorschriften) oder in Ausnahmefällen gemäß Art. 49 DSGVO. Eine Kopie der geeigneten und angemessenen Garantien erhalten Sie, soweit gewünscht, auf Nachfrage, indem Sie uns entweder postalisch oder per E-Mail anschreiben.

Personenbezogene Daten, die aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert sind, werden gelöscht, sobald die Pflicht zur Aufbewahrung entfällt.

Ansonsten werden personenbezogene Daten gelöscht, wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt oder sie zur Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind. Die personenbezogenen Daten der Videoüberwachung werden nach 10 Tagen automatisch gelöscht, sofern eine weitere Speicherung nicht aus Gründen der Beweisführung erforderlich ist.

Personenbezogene Daten, die wir aufgrund einer erteilten Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO speichern, werden gelöscht, wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt oder wenn die Einwilligung widerrufen wird.

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen der Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht eine Rechtsgrundlage besteht, die uns zur weiteren Speicherung der Daten berechtigt oder verpflichtet.

Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
  • wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird von dem Widerruf nicht berührt.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist erforderlich zur Erbringung unserer Dienstleistungen im Bereich der Datenschutzberatung oder der Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter für unsere Auftraggeber. Zudem ist die Bereitstellung Ihrer Daten erforderlich, um Ihre datenschutzrechtliche Anfrage zu bearbeiten. Sofern diese Daten nicht bereitgestellt werden, können wir diese Dienstleistungen in bestimmten Fällen nicht erbringen und keine Bearbeitung Ihrer Anfragen oder Eingaben durchführen. Für Lieferanten ist es in der Regel nicht erforderlich, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen.

Wir behalten uns das Recht vor, jederzeit die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, insbesondere soweit dies aufgrund der technischen Entwicklung erforderlich wird. In diesen Fällen werden wir ggf. auch diese Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie weitergehende Fragen zu den Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich direkt an unsere Datenschutzbeauftragte unter Verwendung der oben angegebenen Kontaktdaten wenden.

Wenn Sie sicher sein wollen, dass Ihre E-Mail auf dem Weg zu uns ungelesen bleibt, verschlüsseln Sie Ihre Nachricht. Dazu können Sie unseren öffentlichen PGP-Schlüssel (Public Key) verwenden.

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Gemäß Artt. 12 ff. DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind wir verpflichtet, Sie über die zur Nutzung von Microsoft Teams (im Folgenden „MS Teams“) erforderliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu informieren, sofern wir im Rahmen der Nutzung der Software als verantwortliche Stelle i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO über die Mittel und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheiden. Die entsprechenden Informationen entnehmen Sie bitte den folgenden Angaben.

Bei Microsoft Teams handelt es sich um eine Plattform über die Chats, Onlinekonferenzen (Audio- / Video), Bildschirmfreigaben sowie Dateitransfers durchgeführt werden können. Zudem bietet diese Kommunikationsplattform eine Möglichkeit zur Durchführung von Gruppenkonferenzen (Video- / Audio) und zahlreiche weitere Funktionen wie z.B. Dateitransfers, Aufzeichnungsfunktionen, etc.

Verantwortliche Stellen:

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Kommunikation per MS Teams ist entsprechend den Bestimmungen des Telekommunikationsgesetzes (TKG) grundsätzlich der Softwareanbieter, die Microsoft Corporation mit Geschäftssitz in One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (im Folgenden „Microsoft“).

Über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informiert Sie der Softwareanbieter Microsoft unter dem folgenden Link: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Sofern im Rahmen der Nutzung der Software MS Teams wir über die Mittel und Zwecke der Verarbeitung entscheiden, z.B. im Rahmen der Information über die Aufzeichnung der Videochats oder der Gespräche, Erstellung einer Gruppe zur Teilung von Dokumenten und Dateien über SharePoint oder Verarbeitung von Informationen über die Dauer der Teilnahme an einer Konferenz durch die Kommunikationspartner (Zusatzfunktionen), sind wir für die in diesem Zusammenhang stattfindende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzes und treffen für diesen Fall alle Vorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen.

bITs GmbH
Detmolder Straße 204
33100 Paderborn
fon:        +49 5251 688948-0
E-Mail:   info@bITs.GmbH

Mary Baldner
fon:       +49 5251 688948-2
E-Mail:  dsb@bITs.GmbH

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist erforderlich zur Nutzung der Anwendung MS Teams. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO i.V.m. Art. 6 lit. b DS-GVO und im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens ggf. i.V.m. § 26 BDSG zur Kommunikation mit Geschäftspartnern und/oder Interessenten sowie ggf. zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (im Rahmen eines Bewerbungsgesprächs). Das berechtigte Interesse besteht darin, dass wir unseren Gesprächspartnern eine Möglichkeit bieten möchten, über ein modernes Kommunikationsmittel kommunizieren zu können. Sofern im Rahmen der Nutzung der Zusatzfunktionen eine Verarbeitungstätigkeit stattfinden sollte, die nicht auf das berechtigte Interesse des Verantwortlichen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f gestützt werden kann, werden Sie vorab um die Erteilung einer Einwilligung gebeten. Die Verarbeitung findet in diesem Fall auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO statt. Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung in ein Drittland Sofern im Rahmen der Softwarenutzung personenbezogene Daten in ein Drittland (insb. USA) übermittelt werden sollten, findet die Datenübermittlung auf der Grundlage der Standardvertragsklauseln statt. Diese können unter dem folgenden Link abgerufen werden: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA

Im Rahmen der Nutzung der Anwendung MS Teams werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

  • Daten, die zur Durchführung einer Teams-Konferenz erforderlich sind (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zu Teams, Rollen und Rechte),
  • Daten zur Anzeige eines Nutzerstatus und von Lesebestätigungen (Chat),
  • Erstellte Chat-Nachrichten,
  • Sprachnotizen,
  • Bild- und Tondaten in Video- und Audiokonferenzen,
  • Inhalte von Bildschirmfreigaben,
  • durch Hochladen geteilte Dateien,
  • erstellte Kalendereinträge,
  • Status von Aufgaben (zugewiesen, abgegeben, Fälligkeit, Rückmeldung),
  • in Word, Excel, PowerPoint und OneNote erstellte und bearbeitete Inhalte,
  • Eingaben bei Umfragen,
  • technische Nutzungsdaten zur Bereitstellung der Funktionalitäten und Sicherheit von MS Teams und in Teams integrierte Funktionen.


Eine Speicherung der Bild- und Tondaten von (Video-)Konferenzen durch die verantwortliche Stelle erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern diese im Einzelfall durchgeführt wird, wird eine Einwilligung hierzu eingeholt.

Auf alle in MS Teams durch Nutzer eingestellten Dateien, Inhalte und Kommentare haben jeweils die Personen Zugriff, mit denen sie geteilt werden. Das können Einzelpersonen sein oder Mitglieder eines Teams oder Channels in einem Team. Alle Teilnehmer einer Videokonferenz haben Zugriff im Sinne von Sehen, Hören und Lesen auf Inhalte der Videokonferenz, Chats, geteilte Dateien und Bildschirmfreigaben. In einem Chat haben alle Teilnehmer Zugriff auf eingegebene Inhalte und geteilte Dateien. Der Anbieter Microsoft hat Zugriff auf die bei der Nutzung von Teams anfallenden Daten, soweit dieses zur Erfüllung seiner Verpflichtung im Rahmen des mit dem Verantwortlichen abgeschlossenen Vertrags zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO erforderlich ist. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Microsoft Teams und angebundenen Produkten erfolgt grundsätzlich und überwiegend auf Servern mit Standort in Deutschland. Es ist jedoch möglich, dass sogenannte Telemetriedaten, eine Art Diagnosedaten, auch in den USA verarbeitet werden. Zudem haben ggf. die US-amerikanischen Behörden Zugriff auf die durch den Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten nach US-amerikanischem Recht. Einige Funktionen von MS Teams (Zusatzfunktionen) gehen über die reine Bereitstellung einer Videokonferenzlösung hinaus und finden daher in unserer Verantwortlichkeit statt (z.B. Bereitstellung von Informationen über die Dauer der Teilnahme an einer Konferenz durch die Kommunikationspartnern). Sofern im Rahmen der Verwendung dieser Funktionen, personenbezogene Daten durch Microsoft verarbeitet werden, führt Microsoft diese Verarbeitungen im Rahmen einer Auftragsverarbeitung für den Verantwortlichen, also uns, durch. Die Nutzung von Microsoft Teams findet bei Funktionen, für die wir verantwortlich sind, im Rahmen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung statt. Das bedeutet, dass der Anbieter Microsoft personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeitet. Demnach darf Microsoft die Daten nur entsprechend unserer Weisungen und für vereinbarte Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen, also weder für Werbung und auch nicht, um sie an unbefugte Dritte weitergeben. Bei der Nutzung von MS Teams können jedoch auch Daten auf Servern in den USA verarbeitet werden. Dabei geht es weniger um Inhalte von Chats, Videokonferenzen, Terminen und gestellten Aufgaben, Nutzerkonten und Teamzugehörigkeiten, sondern um Daten, welche dazu dienen, die Sicherheit und Funktion der Plattform zu gewährleisten und zu verbessern. Nach der aktuellen Rechtslage in den USA haben US-Behörden nahezu uneingeschränkten Zugriff auf alle Daten auf Servern in den USA. Nutzer erfahren davon nichts und haben auch keine rechtlichen Möglichkeiten, sich dagegen zu wehren. Die Risiken, welche durch diese Zugriffsmöglichkeiten von US-Behörden entstehen, dürften jedoch eher gering sein. Die wenigsten Anfragen dürften, soweit überhaupt, betriebliche Konten betreffen. Um die Rechte betroffener Personen im Fall der Anfragen der US-Behörden zu stärken, hat Microsoft reagiert und ergänzende Maßnahmen ergriffen. Hierbei handelt es sich um eine Zusatzvereinbarung mit dem Namen „Nachtrag zu zusätzlichen Schutzmaßnahmen”. Diese kann unter dem folgenden Link abgerufen werden: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA Die relevanten Informationen sind dem Anhang C zum Nachtrag zum Datenschutz für Microsoft-Produkte und -Services zu entnehmen (siehe oben). Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft können Sie folgenden Quellen entnehmen: Thema Sicherheit bei Microsoft – https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview Die aktuelle Datenschutzerklärung von Microsoft kann hier eingesehen werden: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Die Speicherung von Daten, welche im Zusammenhang mit der Durchführung einer Konferenz per Teams verarbeitet werden, sowie erstellte und geteilte Inhalte, Kommentare, Chat-Nachrichten, Sprachnachrichten zugewiesene, bearbeitete und abgegebene Inhalte und Kalendereinträge, endet, sobald der Konferenzteilnehmer seine Einwilligung ganz oder in Teilen widerruft oder einer Verarbeitung widerspricht. Im Übrigen werden die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, gelöscht, sofern die Zwecke der Verarbeitung entfallen sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Löschung aus den Systemen von Microsoft ist vom Zeitpunkt der Löschung eines Kontos oder von Inhalten durch den Verantwortlichen nach zwischen 90 und 180 Tagen abgeschlossen. Der Zeitraum von zwischen 90 und 180 Tagen gilt auch für die Löschung von Dateien durch den Nutzer selbst. Ton- und Bilddaten von Video- und Audiokonferenzen werden von der verantwortlichen Stelle nicht aufgezeichnet und gespeichert.

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen der Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht eine Rechtsgrundlage besteht, die uns zur weiteren Speicherung der Daten berechtigt oder verpflichtet.

Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
  • wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird von dem Widerruf nicht berührt.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Sie sind nicht verpflichtet, Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Aus der Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten entstehen Ihnen keinerlei Nachteile. Im Falle einer Nichteinwilligung werden wir gemeinsam mit Ihnen nach alternativen Wegen suchen, mit Ihnen in einen persönlichen Kontakt zu treten.

Wir behalten uns das Recht vor, jederzeit die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, insbesondere soweit dies aufgrund der technischen Entwicklung erforderlich wird. In diesen Fällen werden wir ggf. auch diese Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie weitergehende Fragen zu den Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten unter Verwendung der oben angegebenen Kontaktdaten wenden.

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