Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis nach der DS-GVO

Einwilligungen im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses sind künftig zulässig.

29.06.2017

Im bisherigen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wird die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses in § 32 geregelt. Dort wird festgelegt, dass personenbezogene Daten, welche für das Beschäftigungsverhältnis benötigt werden, vom Arbeitgeber verarbeitet werden dürfen.

Nur eine Öffnungsklausel in der DS-GVO

Die EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthält zum Thema „Beschäftigungsverhältnis“ nun keinerlei inhaltliche Regelungen mehr. In Art. 88 DS-GVO wird lediglich festgelegt, dass die Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext durch nationales Recht oder Kollektivvereinbarungen (also Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen) geregelt werden kann.

Alte Regelungen übernommen…

Glücklicherweise hat der deutsche Gesetzgeber im Nachfolgegesetz zum BDSG (wir nennen es nachfolgend BDSG-neu) in § 26 eine solche Regelung geschaffen. § 26 Abs. 1 BDSG-neu übernimmt die bisherigen Regelungen des § 32 Abs. 1 BDSG inhaltlich nahezu unverändert. Lediglich Anpassungen an Wortwahl und Kontext der DS-GVO wurden vorgenommen.

Gleiches gilt für Abs. 6, welcher dem bisherigen Abs. 3 entspricht und die Rechte der Interessenvertretungen (beispielsweise des Betriebsrats) sichert.

… und sinnvoll ergänzt

Ebenso wurde mit Abs. 7 die Regelung des bisherigen Abs. 2 übernommen. Dort wird festlegt, dass die Erlaubnis der Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungsverhältnis sich sowohl auf papierhafte als auch auf elektronisch verarbeitete Daten bezieht. Hier wird zwar zusätzlich auf besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DS-GVO eingegangen. Die Erlaubnis, diese zu verarbeiten wird allerdings bereits in § 26 Abs. 3 BDSG-neu eingeführt: Sofern solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten „zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes“ benötigt werden, ist deren Verarbeitung zulässig.

Darüber hinaus wird in Abs. 4 klargestellt, dass in Kollektivvereinbarungen durchaus die Verarbeitung weiterer personenbezogener Daten, einschließlich besonderer Kategorien, vereinbart werden kann.

Endlich sind Einwilligungen möglich

Wirklich erfreulich ist nach unserer Ansicht der Abs. 2 dieser Regelung. Dort wird (endlich! wir können es gar nicht oft genug betonen) klargestellt, dass Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung möglich sind. Bislang wurde häufig argumentiert, dass aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses im Rahmen der Beschäftigung von Mitarbeitern eine echte Freiwilligkeit bei Einwilligungen der Beschäftigten nicht möglich sei. Hier trifft der Gesetzgeber die klare Aussage, dass die Umstände zu berücksichtigen sind und dass eine Freiwilligkeit durchaus gegeben sein kann, wenn beispielsweise die Beschäftigten durch die Einwilligung einen Vorteil erlangen oder Arbeitgeber und Beschäftige gleichgelagerte Interessen verfolgen.

Für solche Einwilligungen wird für den Regelfall die Schriftform vorgeschrieben.

Kleine Ergänzung bei der Definition des Beschäftigten

Schließlich wurde die bekannte Definition des Begriffs „Beschäftigter“ aus § 3 Abs. 11 BDSG in § 26 Abs. 8 nahezu übernommen. Lediglich die Klarstellung, dass Leiharbeitnehmer und Leiharbeitnehmerinnen im Verhältnis zum Entleiher auch als dessen Beschäftigte zu behandeln sind, wurde ergänzt.

Es lässt sich also feststellen, dass die bislang nach dem BDSG geltenden Regelungen nahezu identisch weiter gelten. Das BDSG-neu füllt die in Art. 88 DS-GVO enthaltene Öffnungsklausel gut aus. Wir empfehlen jedoch allen Arbeitgebern, zu überprüfen, inwieweit sich aus der expliziten Erweiterung des Begriffs „Beschäftigter“ auf Leiharbeitnehmer und Leiharbeitnehmerinnen ein Handlungsbedarf ergibt.

Darüber hinaus schafft die zusätzliche Regelung in Abs. 2 zusätzlichen Spielraum für die Gestaltung von Einwilligungserklärungen.

Sind Sie unsicher, ob bei Ihnen Handlungsbedarf bezüglich Ihrer Personalverwaltung besteht? Möchten Sie Daten auf Basis einer Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis verarbeiten? Wir unterstützen Sie dabei!